Las técnicas que no fallan para hacer efectivas tus reuniones del trabajo
La rutina y la carga pesada de trabajo provoca la necesidad de realizar juntas en los negocios y empresas con el propósito de aterrizar conceptos, hacer evaluaciones y presentar rendimientos que muestren el cómo avanza una organización.
Desafortunadamente, estas reuniones de trabajo no siempre son de calidad y mucho tiene que ver con el presentador a cargo.
¿Por qué la gente pierde interés en las reuniones de trabajo?
La falta de un propósito claro, la duración excesiva, la falta de participación, contenido irrelevante, la frecuencia excesiva o mala organización son algunos de los factores que influyen para que la gente no muestre interés en las juntas o reuniones de trabajo.
Es fácil distraerse con la tecnología o el ambiente por naturaleza y si a eso le agregamos todos esos factores, hacen que al final muchas personas prefieran no asistir.
¿Qué técnicas usar para hacer efectivas las reuniones de trabajo?
- Establece un objetivo claro: Avísales a tus invitados el propósito de la reunión con una agenda previa, compartiendo los tiempos asignados para cada punto para mantener el enfoque.
- Invita solo a las personas esenciales: Que la reunión sea para las personas indispensables y que necesitan estar ahí para contribuir, asegurando que las discusiones sean relevantes
- Fomenta la participación activa: Pon reglas claras, usando técnicas de turnos breves para hablar o responder preguntas. Establece normas como “sin teléfonos” para que todos respeten la reunión.
- Cierra con un plan de acción: Resume todas las decisiones tomadas y asigna tareas específicas con responsables y plazos claros. Envía un correo y haz seguimiento para que cumplan los compromisos.
¿Por qué es importante tener reuniones de trabajo breves?
Es la manera en la que puedes aumentar la energía y eficiencia sin que el resto del equipo se aburra o pierda interés.
Si lo haces de pie, mejor. Lo ideal es que dure 30 minutos o menos, con el propósito de hacerlo más acelerado y que todo fluya con normalidad, de forma natural.
Este formato es muy común en metodologías ágiles porque se aseguran actualizaciones rápidas sobre progreso y bloqueos. Puedes cuestionar en la agenda el ‘¿Qué hice? ¿Qué haré? ¿Qué obstáculos tengo?’ y dejar que la reunión fluya a partir de preguntas.
